Signique und die Vorteile einer zentralen digitalen Rechnungseingangsbox

Signique ist eine moderne SaaS-Lösung, die kleine und mittlere Unternehmen dabei unterstützt, ihre Rechnungsprüfung und Kreditorenbuchhaltung digital zu organisieren. Von der Rechnungserfassung über die Prüfung und Freigabe bis hin zum Export in die Buchhaltung können viele wiederkehrende Arbeitsschritte zentral und strukturiert abgewickelt werden. Dadurch lassen sich papierbasierte Prozesse reduzieren und Rechnungen schneller an die zuständigen Personen weiterleiten.

Ein wichtiger Bestandteil von Signique ist die automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten mithilfe von OCR-Technologie. Eingehende Rechnungen können digital erfasst und die relevanten Informationen strukturiert verarbeitet werden. Über einen zentralen digitalen Rechnungseingang behalten Unternehmen den Überblick über neue, bereits geprüfte und noch offene Rechnungen. Das erleichtert insbesondere Teams, die regelmäßig eine größere Anzahl von Eingangsrechnungen bearbeiten müssen.

Signique unterstützt außerdem mehrstufige Freigabeprozesse. Rechnungen können entsprechend interner Zuständigkeiten an verschiedene Personen oder Abteilungen zur Prüfung weitergeleitet werden. Die digitale Rechnungsfreigabe ist auch mobil möglich, sodass autorisierte Mitarbeiter Rechnungen unabhängig vom Arbeitsplatz bearbeiten können. Zusätzlich kann eine Duplikaterkennung dabei helfen, doppelt eingereichte oder bereits vorhandene Rechnungen frühzeitig zu erkennen.

Für die weitere Verarbeitung bietet Signique Funktionen für die Anbindung an DATEV beziehungsweise den entsprechenden Datenexport. Dadurch können geprüfte Rechnungsinformationen strukturierter an die Buchhaltung übergeben werden. Unternehmen können ihre Abläufe somit stärker miteinander verbinden und den manuellen Aufwand bei der Übertragung von Rechnungsdaten reduzieren.

Ein weiterer wichtiger Bereich ist die digitale Archivierung. Signique unterstützt eine GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen und trägt Rechnungsfreigabe Software dazu bei, relevante Dokumente nachvollziehbar und strukturiert zu verwalten. Gleichzeitig ist die Verarbeitung auf einen DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten ausgerichtet, was für Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Finanzprozesse eine wichtige Rolle spielt.

Insgesamt bietet Signique einen zentralen Ansatz für die Digitalisierung von Rechnungsfreigabe und Kreditorenprozessen. Die Kombination aus automatisierter Datenerfassung, digitalem Rechnungseingang, flexiblen Freigabeworkflows, mobiler Bearbeitung, Duplikaterkennung, DATEV-Integration sowie digitaler Archivierung kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Rechnungsprozesse übersichtlicher und effizienter zu gestalten. Besonders für KMU kann eine solche Lösung interessant sein, wenn bestehende manuelle Abläufe schrittweise durch einen digitalen Workflow ersetzt werden sollen.